입고검사 CoA·검사성적서 자동화, LOT별 시험값을 반복 확인하지 않는 방법
핵심 요약 (TL;DR)
협력사마다 CoA·검사성적서 양식이 달라 LOT 번호·시험항목 표기가 제각각이라, 담당자가 입고 때마다 원본을 다시 열어 확인합니다.
로민은 CoA·검사성적서·시험성적서·분석증명서·Mill Test Report를 분류하고 LOT 번호, 시험항목, 규격, 측정값, 판정 문구를 구조화합니다.
추출한 값마다 신뢰도 점수를 제공해 신뢰도 낮은 값만 담당자가 원문 근거와 함께 확인하고, 나머지는 QMS·ERP로 바로 연동됩니다.
구매품질·입고품질 담당자, SQE 조직이 협력사 성적서 처리 시간을 줄이는 데 적용할 수 있습니다.
협력사 성적서에서 납품 LOT, 품목명, 시험항목, 규격, 측정값, 판정 문구를 QMS·ERP 입력 전 구조화하는 방법
협력사 CoA·검사성적서 확인에서 무엇이 반복되나요?
협력사 성적서의 LOT 번호가 납품서와 다르거나 측정값을 규격과 함께 봐야 하는 항목이 있으면, 담당자는 원본 성적서와 입고 정보를 다시 확인해야 합니다. 구매품질·입고품질 담당자는 협력사 메일과 품질 포털에서 CoA·검사성적서를 내려받아 납품 LOT, 품목명, 시험항목, 규격, 측정값, 단위를 확인하고, QMS나 ERP에 입력하기 전에 검수표로 다시 옮겨 적습니다.
CoA(Certificate of Analysis)는 협력사가 납품 LOT별 시험 결과를 증명하는 성적서로, 입고검사에서 시험항목·규격·측정값을 확인하는 근거가 됩니다. 제약사의 배치별 CoA·제조기록서 검토는 시험성적서(CoA)와 제조기록서 자동화 글에 따로 정리했습니다.
제조 CoA·검사성적서 처리에 시간이 소요되는 이유는 무엇인가요?
협력사마다 성적서 양식과 LOT 표기가 다르고, 시험값과 규격이 한 표에 밀집되어 있어 원본을 반복해서 확인해야 하기 때문입니다.
1) 협력사별 성적서 양식 차이
협력사 A는 시험항목을 표로 보내고, 협력사 B는 PDF 본문 안에 결과값을 적습니다. 같은 납품 LOT도 Lot No., LOT, 제조번호, Heat No.처럼 표기가 달라집니다. 담당자는 성적서를 하나씩 열어 LOT와 품목이 입고 정보와 맞는지 다시 확인합니다. 협력사 수가 늘어날수록 이 확인 시간이 누적됩니다.
2) 한 표에 밀집된 시험값과 규격
검사성적서에는 시험항목, 규격, 측정값, 단위, 판정 문구가 한 표에 붙어 있습니다. 0.05, 0.050, ≤0.05처럼 자릿수와 기호가 섞이면 복사·붙여넣기에도 주의가 필요합니다. 담당자는 원본과 입력 화면을 번갈아 보며 값을 옮겨 적습니다.
3) 납품서와 다른 LOT 번호 재대조
CoA의 LOT 번호가 납품서나 입고 정보와 다르면 이 성적서가 해당 입고 건의 문서인지 바로 판단하기 어렵습니다. 담당자는 메일 첨부파일, 납품서, QMS 입력 화면을 다시 열어 같은 LOT인지 확인합니다. 입고 건수가 많은 날은 이 대조에만 상당한 시간이 소요됩니다.
4) QMS·ERP 입력 전 필드 재정리
협력사 성적서에는 필요한 값이 다 있지만, 내부 시스템은 품목코드, LOT, 시험항목, 규격, 측정값, 단위, 판정 문구처럼 정해진 필드를 요구합니다. 양식이 바뀔 때마다 담당자가 엑셀과 입력 화면에 맞춰 값을 다시 정리해야 해서, 품질 검수보다 값을 찾고 입력을 준비하는 데 더 많은 시간을 투자하게 됩니다.
어떤 제조 CoA·검사성적서를 처리할 수 있나요?
로민으로 구조화할 수 있는 제조 CoA·검사성적서의 주요 항목은 다음과 같습니다.
문서 종류 | 추출 항목 예시 | 실무에서 쓰이는 이유 |
|---|---|---|
제조 CoA | 협력사명, 품목명, LOT 번호, 시험항목, 규격, 측정값, 단위 | 납품 LOT별 품질 기록을 QMS·ERP에 정리 |
검사성적서 | 검사 항목, 기준값, 측정값, 판정 문구, 검사일자 | 입고검사 전 성적서 내용 검수 |
시험성적서 | 시험 조건, 시험 방법, 결과값, 단위, 담당자 | 품질 이력과 시험 결과 추적 |
분석증명서 | 분석 항목, 농도, 순도, 수분, 불순물 | 원자재·부자재 입고 품질 확인 |
Mill Test Report | Heat No., 규격, 화학성분, 기계적 성질, 제조사 | 금속·소재 LOT별 성분과 물성 확인 |
제조 CoA는 LOT와 시험값, 검사성적서는 검사 기준과 결과, Mill Test Report는 Heat No.와 성분·물성처럼 문서마다 구조가 다릅니다. 로민은 문서 유형에 맞춰 필요한 값을 구조화하고, 담당자는 QMS·ERP 입력 전에 원본과 나란히 놓고 검수합니다. 구조화한 데이터는 입고검사 확인 화면이나 품질 이력 DB에서도 활용할 수 있습니다.
협력사 성적서는 어떤 순서로 처리되나요?
협력사 성적서는 수신, 분류, 구조화, 검수 후 확정 데이터 연동의 4단계로 처리합니다.
1단계. 협력사 성적서 수신
메일, 품질 포털, SFTP, 공유 폴더로 들어온 CoA·검사성적서·시험성적서를 로민으로 받습니다. 메일·스캐너·그룹웨어뿐 아니라 사내 DB에서 직접 가져오거나 API·MCP로 연동할 수 있습니다.
2단계. 문서 유형과 LOT 정보 분류
로민이 문서 구조화(파싱)로 성적서의 표와 레이아웃을 먼저 정리하고, 제조 CoA, 검사성적서, 시험성적서, 분석증명서, Mill Test Report를 분류한 뒤 협력사명, 품목명, LOT 번호를 추출합니다. 협력사마다 양식이 달라도 문서 구조와 항목의 맥락을 보고 분류·추출 기준을 잡을 수 있습니다.
3단계. 시험값과 규격 정보 구조화
시험항목, 규격, 측정값, 단위, 판정 문구, 검사일자를 표 구조로 정리하고, 값마다 신뢰도 점수를 함께 제공합니다. 추출한 LOT 번호는 담당자가 납품서 정보와 바로 대조할 수 있게 정리합니다.
4단계. 검수 후 QMS·ERP 연동
신뢰도가 낮은 값은 담당자가 원문 근거를 보며 먼저 확인·수정하고, 확정된 데이터만 QMS, ERP, 품질 이력 DB로 연동합니다. 검수는 로민 검수 화면뿐 아니라 연동을 통해 고객사 시스템 안에서도 할 수 있습니다. 품질 합격 여부와 입고 승인은 담당자가 회사 기준에 따라 판단합니다.
입고검사 성적서의 문서 업무 자동화율
로민은 사람이 다시 확인하지 않아도 되는 처리 비율을 문서 업무 자동화율이라고 부릅니다. 성적서라면 LOT 번호와 시험값 가운데 담당자가 다시 보지 않고 넘길 수 있는 값의 비율입니다. 로민은 추출한 값마다 신뢰도 점수를 함께 제공해, 신뢰도가 높은 값은 그대로 넘기고 낮은 값만 담당자가 확인하게 합니다.
특히 로민은 추출값마다 원문 성적서의 어느 위치에서 나왔는지 보여 주는 그라운딩(Grounding) 기능을 갖췄습니다. 담당자는 성적서를 처음부터 다시 읽지 않고, 확인이 필요한 값의 원문 위치를 바로 확인하고 수정할 수 있습니다. 담당자의 수정 결과는 Active Learning으로 학습에 반영돼, 같은 협력사 양식에서 확인할 값이 점점 줄어듭니다.
구조화 전후 입고 품질 검수는 어떻게 달라지나요?
담당자가 성적서를 하나씩 열어 값을 옮겨 적던 작업이 줄고, 신뢰도가 낮은 값만 원문 위치와 함께 검수합니다.
구분 | 기존 방식 | 구조화 후 |
|---|---|---|
문서 확인 | 담당자가 협력사 성적서를 하나씩 열어 확인 | 문서 유형과 LOT 정보를 먼저 구조화 |
양식 대응 | 협력사별 표 양식에 맞춰 사람이 값을 찾음 | 시험항목, 규격, 측정값, 단위를 추출 |
누락·불일치 리스크 | LOT 차이와 규격 후보를 뒤늦게 발견 | 신뢰도 낮은 값만 원문 위치와 함께 검수 |
처리 속도 | QMS·ERP 입력 전 확인 시간이 누적 | 검수 가능한 데이터로 먼저 정리 |
담당자 역할 | 값 찾기와 수기 입력에 시간 소요 | 원본과 구조화 값을 함께 보며 품질 검수에 집중 |
처리 현황 파악 | 어떤 LOT가 검수 중인지 엑셀로 추적 | 문서별 상태를 사내 시스템에서 관리 가능 |
실제 적용 사례도 있습니다. 한화에어로스페이스는 차세대 One-ERP 통합 PI 프로젝트의 문서 자동화 부문에 로민을 도입했고, 이후 PDM 문서 파싱 고도화 사업으로 제조 현장의 도면과 기술문서를 데이터베이스로 자산화했습니다. 협력사 성적서와 같은 문서는 아니지만, 제조 문서를 구조화 데이터로 바꿔 사내 시스템에서 활용한 사례로 참고할 수 있습니다.
협력사 성적서를 LOT별로 확인하는 구매품질 담당자, 입고검사 전 CoA와 납품 정보를 대조하는 품질관리 담당자, 공급망 품질 이슈를 협력사별로 추적하는 SQE 조직의 업무에 적용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q. 협력사마다 양식이 다른데 처리 가능한가요? 가능합니다. 로민은 문서 구조와 맥락을 읽어 LOT, 품목명, 시험항목, 규격, 측정값을 추출하기 때문에 협력사마다 표 위치나 표기가 달라도 처리할 수 있고, 새 협력사가 늘 때마다 규칙을 다시 만드는 부담이 줄어듭니다. 협력사별 필드 매핑과 검수 기준은 운영 환경에 맞춰 함께 정합니다.
Q. 스캔본이나 품질이 낮은 문서도 처리 가능한가요? 이미지 PDF, 스캔본, 촬영본도 처리합니다. 해상도가 낮거나 기울어짐, 잘림, 그림자가 심한 값은 신뢰도 점수가 낮게 표시되므로 담당자가 원문 위치를 보며 확인합니다.
Q. 기존 QMS·ERP와 연동할 수 있나요? 로민은 구조화 결과를 API 형태로 제공합니다. QMS·ERP 입력 전 확인 화면이나 입고검사 흐름과의 연결은 내부 API나 사내 워크플로우로 구성할 수 있습니다. 실제 적용 방식은 내부망·보안 정책·시스템 구조에 따라 달라집니다.
Q. 보안이 걱정됩니다. 데이터는 어떻게 처리되나요? 로민은 CSAP 인증과 KPaaS·KACI 인증을 취득했습니다. 사내 보안 정책에 따라 온프레미스, 프라이빗 클라우드, SaaS(API) 가운데 맞는 방식으로 구축할 수 있고, 외부망 사용이 제한된 환경도 검토할 수 있습니다. 실제 구축 방식은 회사의 보안 기준과 운영 환경을 보고 함께 정합니다.
Q. 로민이 품질 합격 여부도 판단하나요? 판단하지 않습니다. 로민은 시험값과 규격 정보를 구조화하고 신뢰도가 낮은 값을 확인 대상으로 표시합니다. 품질 합격 여부와 입고 승인은 담당자가 회사 기준에 따라 판단합니다.
Q. LOT 번호가 납품서와 다르면 자동으로 부적합 처리되나요? 자동으로 확정하지 않습니다. 로민은 성적서의 LOT 번호를 추출해 담당자가 납품서와 바로 대조할 수 있게 정리하고, 부적합 여부는 담당자가 판단합니다.