매입 정산 자동화, 송장·구매주문서·입고확인서 대조 시간을 줄이는 방법
핵심 요약 (TL;DR)
Invoice 금액, PO 주문 수량, 입고확인서의 실제 입고 수량을 담당자가 세 문서를 번갈아 열어 대조하고 예외 건을 따로 정리합니다.
로민은 Invoice·PO·입고증빙에서 핵심 항목을 추출해 같은 구매 건 기준으로 정리합니다.
추출한 값마다 신뢰도를 함께 제공해, 확인이 필요한 값만 담당자가 검수한 뒤 사내 시스템의 대조 단계로 넘깁니다.
3-way match 준비에 많은 시간을 투자하는 매입·구매 정산 담당자가 검토할 수 있습니다.
Invoice, Purchase Order, 입고확인서의 금액·수량·품목을 검수 가능한 데이터로 구조화하는 방법
Invoice·PO·입고확인서 대조에서 무엇이 반복되나요?
Invoice 총액은 맞아 보여도 PO의 주문 수량과 입고확인서의 실제 입고 수량이 다르면 담당자는 세 문서를 다시 열어 어떤 항목이 어긋났는지 찾아야 합니다. 담당자는 공급사 송장과 PO, 입고확인서를 나란히 열어 PO 번호와 품목, 수량, 단가, 금액을 대조하고 예외 건을 별도 시트에 정리합니다. 3-way match 전에 반복되는 문서 대조 준비 업무와, 로민이 구조화하는 항목과 사내 시스템이 담당하는 대조 로직을 정리했습니다.
3-way match는 송장(Invoice), 구매주문서(PO), 입고확인서 세 문서의 품목·수량·금액이 서로 맞는지 확인한 뒤 대금을 지급하는 매입 검증 절차입니다.
3-way match 처리에 시간이 소요되는 이유는 무엇인가요?
구매 건 기준 번호와 품목 행 구조가 문서마다 달라, 대조 전에 같은 구매 건인지부터 사람이 확인해야 하기 때문입니다.
1) 세 문서의 기준 번호 재정리
공급사 Invoice에는 PO-24051, PO에는 24051, 입고확인서에는 내부 입고번호만 기재되는 경우가 있습니다. 담당자는 문서를 번갈아 열어 같은 구매 건인지 먼저 확인합니다. 대조 전에 문서 묶음부터 사람이 다시 정리해야 합니다.
2) 총액 확인 후 드러나는 품목별 수량 차이
Invoice 총액은 맞아 보여도 PO 주문 수량은 100개, 입고확인서 수량은 96개일 수 있습니다. 담당자는 품목 행을 내려가며 수량, 단가, 부분 입고 여부를 하나씩 다시 확인합니다. 월말에 수십 건이 쌓이면 예외 건을 찾는 데 소요되는 시간도 늘어납니다.
3) 공급사별 품목 행 구조 차이
어떤 송장은 품목명이 한 줄이고, 어떤 송장은 규격·색상·옵션이 여러 줄로 나뉩니다. 담당자는 같은 품목인지 확인하려고 PO와 Invoice의 행을 다시 대조합니다. 양식이 다를수록 값 추출보다 원본 확인 시간이 길어집니다.
아래와 같은 차이가 실무에서 자주 나타납니다.
문서 형태 차이 | 실무 영향 |
|---|---|
PO 번호가 송장 상단, 행 단위, 비고란에 위치 | 같은 구매 건 매칭 기준이 모호해질 수 있음 |
수량이 박스 단위와 낱개 단위로 분리 | 주문 수량과 입고 수량 비교 기준이 달라질 수 있음 |
단가와 총액의 통화 표기가 다름 | 환산 전 금액과 청구 금액이 섞일 수 있음 |
입고확인서가 스캔본과 ERP export PDF로 섞임 | 실제 입고 수량 위치가 문서마다 달라질 수 있음 |
4) 예외 확인을 위한 원본 전체 재검토
확인이 필요한 항목은 일부지만 담당자는 Invoice와 PO 전체를 다시 검토합니다. 단가 불일치, 수량 차이, PO No. 누락 같은 항목이 정리되어 있지 않으면 같은 문서를 여러 번 열어야 합니다. 결과적으로 예외 검수보다 원본 재확인이 업무의 대부분을 차지합니다.
어떤 3-way match 문서를 처리할 수 있나요?
로민이 처리할 수 있는 문서와 주요 추출 항목은 아래와 같습니다.
문서 종류 | 추출 항목 예시 | 실무에서 쓰이는 이유 |
|---|---|---|
Invoice | 공급사명, Invoice No., PO No., 품목명, 수량, 단가, 총액 | 매입 금액 확인, 지급 전 검수, PO 대조 |
Purchase Order | PO No., 주문일자, 품목명, 주문 수량, 주문 단가, 납기 | 주문 기준 확인, 송장 금액과 수량 비교 |
입고확인서 | 입고일자, 입고 수량, 품목명, 창고명, LOT, 검수자 | 실제 입고 수량 확인, 과청구·미입고 후보 확인 |
배송증명서 | 배송일자, 운송장 번호, 수령자, 수량, 도착지 | 입고 증빙 보완, 배송 완료 후보 확인 |
거래명세서 | 공급사명, 품목명, 수량, 단가, 합계금액, 거래일자 | 송장과 PO 사이의 품목·금액 보조 확인 |
Invoice는 청구 금액과 세부 품목이 중심이고, PO는 주문 기준 수량과 단가가 중심이며, 입고확인서는 실제 입고 수량과 일자가 중심입니다. 로민이 문서 유형별 핵심값을 구조화하면 같은 PO No.와 품목 기준으로 비교할 수 있는 데이터가 됩니다. 대조 로직은 사내 시스템에서 구성하고, 구조화 데이터는 정산 시트나 ERP 입력 전 화면으로 전달할 수 있습니다.
매입 정산 문서는 어떤 순서로 처리되나요?
매입 정산 문서는 수신, 분류, 구조화, 검수 후 확정 데이터 연동의 4단계로 처리합니다.
1단계. 송장·PO·입고증빙 수신
공급사 이메일, 구매팀 공유폴더, ERP export 폴더, SFTP 등으로 들어온 송장·PO·입고증빙을 로민으로 받습니다. 메일·스캐너·그룹웨어뿐 아니라 사내 DB에서 직접 가져오거나 API·MCP로 연동할 수 있습니다. ERP 내부 문서처럼 외부에서 바로 접근하기 어려운 자료는 회사의 export 정책과 내부망 환경에 맞춰 연계 방식을 정합니다.
2단계. 문서 유형과 구매 건 분류
로민이 문서 구조화(파싱)로 송장과 PO의 품목 표와 레이아웃을 먼저 정리하고, Invoice, Purchase Order, 입고확인서, 배송증명서를 문서 유형별로 분류합니다. 이어 PO No., 공급사명, 품목명, 입고일자 같은 기준으로 같은 구매 건의 문서를 묶습니다.
3단계. 품목·수량·금액 구조화
PO No., 품목명, 수량, 단가, 총액을 문서별로 추출하고, 품목 행과 금액 표를 key-value와 table 형태로 구조화합니다. 박스 단위와 낱개 단위가 함께 적히거나 통화 표기가 다른 경우에는 단위와 통화를 분리해 담당자가 확인할 수 있는 형태로 제공합니다. 3-way match 대조에 필요한 데이터는 로민이 구조화하고, 실제 대조 로직과 예외 기준은 사내 시스템에서 구성합니다.
4단계. 검수 후 확정 데이터 연동
신뢰도가 낮은 값은 담당자가 원문 근거를 보며 먼저 확인·수정하고, 확정된 데이터만 사내 시스템으로 넘깁니다. 수량·단가·PO No. 대조는 사내 시스템의 기준에 따라 진행합니다. 검수는 로민 화면뿐 아니라 연동을 통해 고객사 시스템 안에서도 할 수 있습니다. 지급 승인과 최종 정산 확정은 담당자가 회사 기준에 따라 판단합니다.
매입 정산 문서의 문서 업무 자동화율
로민은 사람이 다시 확인하지 않아도 되는 처리 비율을 문서 업무 자동화율이라고 부릅니다. 매입 정산이라면 Invoice, PO, 입고확인서에서 뽑은 PO 번호·수량·단가 가운데 담당자가 다시 보지 않고 넘길 수 있는 값의 비율입니다. 로민은 추출한 값마다 신뢰도 점수를 함께 제공해, 신뢰도가 높은 값은 그대로 넘기고 낮은 값만 담당자가 확인하게 합니다.
특히 로민은 추출값마다 원문의 어느 위치에서 나왔는지 보여 주는 그라운딩(Grounding) 기능을 갖췄습니다. 담당자는 송장 전체를 다시 검토하지 않고, 확인이 필요한 값의 원문 위치를 바로 확인하고 수정할 수 있습니다. 담당자의 수정 결과는 Active Learning으로 학습에 반영돼, 같은 공급사 양식에서 확인할 값이 점점 줄어듭니다.
구조화 전후 매입 정산 검수는 어떻게 달라지나요?
담당자가 세 문서를 나란히 열어 대조하던 준비 작업이 줄고, 신뢰도가 낮은 값만 원문 위치와 함께 검수합니다.
구분 | 기존 방식 | 구조화 후 |
|---|---|---|
처리 방식 | Invoice·PO·입고확인서를 나란히 열어 수동 대조 | 로민이 추출한 구조화 데이터를 사내 시스템의 대조 로직에서 활용 |
양식 대응 | 공급사별로 수동 확인 필요 | 문서 구조와 맥락 기준으로 분류·추출 |
수량 오류 리스크 | 품목 행을 내려가며 수동 확인, 뒤늦게 발견 | 구조화된 수량값으로 대조 기준 명확화 |
처리 속도 | 예외 건 확인에 원본 전체 재확인 필요 | 신뢰도 낮은 값만 원문 위치와 함께 검수 |
담당자 역할 | 원본 문서 재확인이 업무 대부분을 차지 | 확인 필요 값 검수와 예외 사유 확정에 집중 |
처리 현황 파악 | 월말 마감 전까지 예외 건 파악 지연 | 사내 시스템 기준으로 처리 상태 추적 가능 |
실제 적용 사례도 있습니다. K사(물류기업)는 B/L, Commercial Invoice 등 무역서류 6종을 자동 분류하고 거래처, 금액·통화, 선적 정보, 수량·중량 같은 주요 항목을 추출해 후속 업무에 활용했습니다. 3-way match와 같은 시나리오는 아니지만, 서로 다른 양식의 거래 문서를 구조화해 수기 입력과 이중 확인을 줄인 사례로 참고할 수 있습니다.
3-way match 준비 단계에서 반복되는 원본 재확인을 줄이면 담당자는 예외 사유 판단과 공급사 커뮤니케이션에 집중할 수 있습니다. 매입 건수가 늘어날수록 검수 방식에 따른 처리 시간 차이도 커집니다.
자주 묻는 질문
Q. 공급사마다 송장과 PO 양식이 다른데 처리 가능한가요? 가능합니다. 로민은 문서 구조와 항목 맥락을 읽어 PO 번호, 품목, 수량, 단가, 금액을 추출하기 때문에 공급사가 새로 추가되거나 양식이 바뀌어도 규칙을 다시 만드는 부담이 줄어듭니다. 검수 기준은 운영 환경에 맞춰 함께 정합니다.
Q. 스캔본 입고확인서나 이미지 PDF도 처리할 수 있나요? 이미지 PDF와 스캔본도 처리합니다. 해상도가 낮거나 기울어짐, 잘림이 심한 값은 신뢰도 점수가 낮게 표시되므로 담당자가 원문 위치를 보며 확인합니다.
Q. ERP나 구매 시스템과 연동할 수 있나요? 로민은 추출·구조화 결과를 API 형태로 제공합니다. ERP, 구매 시스템, 정산 시트와의 연결은 내부 API나 사내 워크플로우로 구성할 수 있습니다. 실제 적용 방식은 사내 보안 정책과 시스템 구조에 따라 달라집니다.
Q. 공급사 단가와 거래금액 같은 민감정보는 어떻게 처리되나요? 로민은 CSAP 인증과 KPaaS·KACI 인증을 취득했습니다. 사내 보안 정책에 따라 온프레미스, 프라이빗 클라우드, SaaS(API) 가운데 맞는 방식으로 구축할 수 있고, 외부망 사용이 제한된 환경도 검토할 수 있습니다. 실제 구축 방식은 회사의 보안 기준과 운영 환경을 보고 함께 정합니다.
Q. 3-way match 결과까지 자동으로 확정하나요? 확정하지 않습니다. 로민은 대조에 필요한 값을 추출·구조화하고, 대조 로직은 사내 시스템에서 구성합니다. 예외 판단과 지급 승인, 최종 정산 확정은 담당자가 회사 기준에 따라 판단합니다.
Q. 예외 건만 따로 확인할 수 있나요? 로민 추출 결과를 바탕으로 사내 워크플로우에서 예외 건 확인 단계를 구성할 수 있습니다. 예외 사유 확정과 공급사 커뮤니케이션은 담당자가 진행합니다.